Arbeiten mit Verteilerlisten in Outlook

Sie können in Ihrem Outlook-Kontaktmodul eine Verteilerliste erstellen, die den Namen von mehr als einer Person enthält, wenn Sie eine Nachricht an mehrere Personen gleichzeitig senden möchten. Sie können Ihren Verteilerlisten auch Kategorien zuweisen (genau wie bei einzelnen Kontakten), und Sie können eine Verteilerliste als Anlage zu einer E-Mail-Nachricht an andere Personen senden, damit diese die gleiche Liste wie Sie verwenden können, wenn sie ebenfalls Outlook verwenden.

Erstellen einer Verteilerliste

Zum Erstellen einer Verteilerliste müssen Sie lediglich einen Namen für die Liste festlegen und aus der Sammlung der in Ihrem System gespeicherten Namen auswählen. In einer Verteilerliste werden keine Telefonnummern und Postanschriften gespeichert, sondern nur E-Mail-Adressen.

Um eine Verteilerliste in Ihrem Kontaktmodul zu erstellen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Wählen Sie Datei -> Neu -> Verteilerliste (oder drücken Sie Strg+Shift+L).

Das Dialogfeld Verteilerliste wird angezeigt.

2. Geben Sie den Namen ein, den Sie Ihrer Verteilerliste zuweisen möchten.

Der von Ihnen eingegebene Name wird im Textfeld Name angezeigt.

3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Mitglieder auswählen.

Das Dialogfeld Mitglieder auswählen wird angezeigt. Es enthält auf der linken Seite eine Liste der verfügbaren Namen und auf der rechten Seite ein leeres Feld.

4. Doppelklicken Sie auf den Namen jeder Person, die Sie zu Ihrer Verteilerliste hinzufügen möchten.

Jeder Name, auf den Sie doppelklicken, wird in der Spalte Zur Verteilerliste hinzufügen auf der rechten Seite des Dialogfelds angezeigt.

5. Wenn Sie mit der Auswahl der Namen fertig sind, klicken Sie auf OK.

Das Dialogfeld „Mitglieder auswählen“ wird geschlossen.

6. Klicken Sie auf Speichern und schließen (oder drücken Sie Alt+S).

Das Dialogfeld Verteilerliste wird geschlossen, und Ihre Verteilerliste wird in Ihrer Kontaktliste angezeigt.

Wenn Sie eine Verteilerliste erstellen, möchten Sie vielleicht auch die E-Mail-Adressen von Personen einbeziehen, die nicht in Ihrer Kontaktliste oder einem Ihrer anderen Outlook-Adressbücher enthalten sind. Um einen solchen Außenseiter zu Ihrer Verteilerliste hinzuzufügen, klicken Sie in Schritt 4 oben auf Neu hinzufügen (anstelle von Mitglieder auswählen). Geben Sie den Namen und die E-Mail-Adresse der Person, die Sie hinzufügen möchten, in das Dialogfeld Neue Mitglieder hinzufügen ein, klicken Sie auf OK, und führen Sie die restlichen Schritte genau so aus.

Bearbeiten einer Verteilerliste

In Verteilerlisten kommen und gehen Personen, so wie überall sonst auch. Glücklicherweise können Sie die Listen bearbeiten. Klicken Sie einfach auf das Symbol Kontakte im Navigationsbereich und doppelklicken Sie auf den Namen einer Ihrer Verteilerlisten (die Einträge, die ein kleines zweiköpfiges Symbol rechts neben ihrem Namen aufweisen). Wenn Sie einen Eintrag der Verteilerliste öffnen, sehen Sie denselben Bildschirm, den Sie beim ersten Erstellen der Liste gesehen haben. Hier haben Sie einige nützliche Optionen:

So entfernen Sie ein Mitglied aus der Liste: Klicken Sie auf diesen Namen und dann auf die Schaltfläche Entfernen.
Um ein neues Mitglied aus den Namen auszuwählen, die sich bereits in Ihrer Kontaktliste oder globalen Adressliste befinden: Klicken Sie auf Mitglieder auswählen und folgen Sie der gleichen Routine, die Sie beim Erstellen einer Liste verwenden.
So fügen Sie eine Person hinzu, deren E-Mail-Adresse nicht in einem Ihrer Adressbücher aufgeführt ist: Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu hinzufügen, geben Sie den Namen und die E-Mail-Adresse der Person ein, und klicken Sie auf OK.

Verwenden einer Verteilerliste

Verteilerlisten werden als Elemente in Ihrer Kontaktliste zusammen mit den Namen der Personen angezeigt – Sie können also (wie Sie sich wahrscheinlich denken können) eine Verteilerliste verwenden, um eine E-Mail-Nachricht genauso zu adressieren, wie Sie es mit einem beliebigen Kontakt tun würden. Und so geht’s:

Sie können die Karte für eine Verteilerliste in Ihren Posteingang ziehen, um eine neue E-Mail-Nachricht an diese Liste zu erstellen.
Sie können den Namen der Verteilerliste in die Zeile An: einer E-Mail-Nachricht eingeben und auf die Schaltfläche Namen prüfen in der Symbolleiste klicken.
Wenn Outlook dem Namen im Feld An: eine Unterstreichung hinzufügt, wissen Sie, dass Ihre Nachricht an die Personen auf Ihrer Verteilerliste gehen wird.